Strona główna

Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Stanowisko wyposażone jest w telefon, komputer oraz monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie. Praca przy oświetleniu naturalnym oraz sztucznym. Konieczność korzystania z urządzeń biurowych: telefon, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów. Stanowisko usytuowane jest na drugim piętrze budynku KMP w Zabrzu. Praca związana z koniecznością przemieszczania się po piętrach budynku. Kontakty zewnętrzne z pracownikami innych jednostek. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych – brak podjazdu oraz windy.

Zakres zadań

• Kompleksowa obsługa sekretariatu oraz taktowna i uprzejma obsługa petentów. Prowadzi zgodnie z przepisami dzienniki korespondencyjne, podawcze oraz skorowidze w formie papierowej i elektronicznej.
• Prowadzi dzienniki i książki podawcze do poszczególnych instytucji, jednostek Policji i komórek organizacyjnych KMP Zabrze. Prowadzi korespondencję z innymi komórkami w zakresie udzielania informacji.
• Ewidencjonuje oraz kompletuje akta ostatecznie załatwione oraz sporządza spisy archiwalne w określonych przepisami terminach, przekłada do akceptacji przełożonemu. Kompletuje oraz segreguje akta archiwalne, jest odpowiedzialna za właściwe posegregowanie i skompletowanie akt ostatecznie załatwionych przechowywanych w archiwum.
• Podnosi kwalifikacje zawodowe przez samokształcenie, znajomość i przestrzegania przepisów dotyczących pracy kancelaryjnej, zachowania tajemnic związanych z pracą/służbą.
• Na bieżąco rozlicza pracowników z posiadanych przez nich dokumentów. Sporządza pisma zlecone przez Kierownictwo jednostki. Przygotowuje zapotrzebowanie na materiały biurowe, książki bieżącego użytku z magazynu KMP.
• Reaguje na zauważone celowe niszvczenie mienia użytkowego przez osoby i powiadamia przełożonych. Współpracuje z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi KMP i KP. Uczestniczy w szkoleniach, kursach organizowanych na potrzeby charakteru i bezpieczeństwa pracy kancelaryjnej.
• Zapoznaje się z dokumentacją przekazaną przez Kierownictwo jednostki w określonym zakresie: bieżące zarządzenia, decyzje, rozkazy, wytyczne i inne pisma. Zachowuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie przestrzegania tajemnicy w czasie pracy.
• Porusza się po obiekcie zgodnie z określonymi strefami bezpieczeństwa. Dba o powierzony sprzęt materiałowy, techniczny. Zachowuje się zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy, etyki zawodowej oraz wewnętrznymi wytycznymi.
• Dba o właściwą rejestrację dokumentacji – zaopatrywanie w pieczęcie, referentki, lakowanie. Właściwie postępuje z kluczami do pomieszczeń, w których odbywa się obsługa biurowa.
• Kreuje właściwe postawy mające na celu eliminację lub ograniczenie zachowań i zdarzeń negatywnych. Realizuje zadania zlecone przez Kierownictwo w zakresie obowiązujących przepisów.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność pracy w zespole, umiejętność komunikowania, umiejętność organizowania pracy własnej, rzetelność i terminowość, umiejętność podejmowania decyzji.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych "poufne"